Datenschutzerklärung

Werter Klient, Interessent oder Besucher unserer Website,

Wir respektieren und schützen Ihre Privatsphäre. In der nachfolgenden Datenschutzerklärung bekommen Sie einen Überblick, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben und was wir damit machen.

Verantwortliche Stelle

Veronika Smetaczek

Bilanzbuchhalter

Schönbrunner Schlossstrasse 5/6/11, 1120 Wien

0699/1222 01 01

office@vs.or.at

Welche personenbezogenen Daten erheben wir?

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, z.B. als Interessent bei Erstgesprächen, Anfragen oder als Kunde. Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, wenn diese für unsere Dienstleistung notwendig sind. Diese Daten gewinnen wir zulässigerweise z.B. über Grundbücher, Firmenbuch oder Vereinsregister. Wir verarbeiten nachfolgende Kategorien von Daten: Basisdaten, Kommunikationsdaten (E-Mail, Adresse, Telefonnummer), Vertragsdaten, Zahlungsinformationen, Rechnungen, Gehaltsdaten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten? 

Wir nutzen Ihre Daten, damit Sie unsere Dienstleistungen nutzen können. Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Erfüllung der vertraglichen Pflichten, die im Rahmen des Auftragsverhältnisses zur Durchführung der steuerlichen Tätigkeiten notwendig sind:

– zur Begründung, Verwaltung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung;

– zur Stärkung der bestehenden Klientenbeziehung bzw. zum Aufbau einer neuen Klientenbeziehung oder dem Herantreten an Interessenten, einschließlich der Information über aktuelle Rechtsentwicklungen und unser Dienstleistungsangebot (Marketing);

– im Falle einer bereits erfolgten Beauftragung zur internen Organisation und zum Schadensmanagement der Kanzlei, soweit jeweils vom Klienten beauftragt;

– zur Durchführung der Lohnverrechnung für Klienten (einschließlich monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung, monatliche und jährliche Meldungen an Behörden etc.);

– zur Durchführung der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten;

– zur Ausübung von Beratungs- und Vertretungstätigkeiten im Bereich des Steuerrechts und wirtschaftlichen Angelegenheiten;

– zur Beratung und Vertretung in Beitrags-, Versicherungs- und Leistungsangelegenheiten der Sozialversicherungen;

– zur Vertretung vor Verwaltungsgerichten und Verwaltungsbehörden und vor gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in Beitragsangelegenheiten und vor allen anderen behördlich tätigen Institutionen;

Das gilt auch für vorvertragliche Angaben, die Sie uns im Rahmen eines Erstgespräches machen. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erheben, ist die Bereitstellung Ihrer Daten grundsätzlich freiwillig. Allerdings können wir unseren Auftrag nicht oder nicht vollständig erfüllen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wenn Sie ein Interessent bzw. potentiell zukünftiger Klient sind, werden wir Ihre Kontaktdaten zum Zweck der Direktwerbung nur mit Ihrer Einwilligung gemäß Art.6 Abs.1 lit.a der DSGVO verarbeiten. Wenn Sie unser Klient sind, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, weil dies erforderlich ist, um den mit Ihnen geschlossenen Vertrag zu erfüllen (Art.6 Abs.1 lit.b DSGVO).

Im Übrigen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage unseres überwiegenden berechtigten Interesses, die unter Punkt 3 genannten Zwecke zu erreichen (Art.6 Abs.1 lit.f DSGVO) und auf der gesetzlichen Grundlage des WTBG 2017 (Art.9 Abs.2 lit.g DSGVO).

Wer bekommt Ihre Daten?

Im Rahmen der Bilanzbuchhaltungstätigkeit werden wir Ihre Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermitteln, sofern dies im Rahmen der Vertragserfüllung erforderlich ist:

– von uns eingesetzte IT-Dienstleister sowie sonstige Dienstleister i.Z.m. Marketing-Aktivitäten,

– Verwaltungsbehörden, Gerichte und Körperschaften des öffentlichen Rechtes,

– Wirtschaftstreuhänder für Zwecke des Auditing,

– Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles (z.B. Haftpflichtversicherung),

– Klienten, soweit es sich um Daten der Gesellschafter, Organe und sonstigen Mitarbeiter des jeweiligen Klienten handelt,

– Kooperationspartner und für uns tätige Rechtsvertreter,

– vom Klienten bestimmte sonstige Empfänger

zusätzlich im Falle von personenbezogenen Daten von Dienstnehmern unserer Klienten im Bereich der Lohnverrechnung:

– Gläubiger des Dienstnehmers sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen,

– Organe der betrieblichen und gesetzlichen Interessensvertretung,

– Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung sowie Mitarbeitervorsorgekassen (MVK),

– mit der Auszahlung an den Dienstnehmer oder an Dritte befasste Banken,

– Betriebsärzte und Pensionskassen,

– Mitversicherte und

zusätzlich im Bereich der Finanz- und Geschäftsbuchhaltung für Klienten:

– Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung,

– Banken im Auftrag des Klienten,

– Factoring-Unternehmen, Zessionare und Leasingunternehmen.

Manche der oben genannten Empfänger können sich außerhalb Österreichs befinden oder Ihre personenbezogenen Daten außerhalb Österreichs verarbeiten. Das Datenschutzniveau in anderen Ländern entspricht unter Umständen nicht jenem Österreichs. Wir setzen daher Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass alle Empfänger ein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können zur Erfüllung der

beschriebenen Zwecke Daten erhalten, aber nur jene, die für das Erbringen einzelner Aufgaben notwendig sind.

Wie lange sind Ihre Daten gespeichert? 

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich werden diese gelöscht, es sei denn, deren Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. Gründe hierfür können z.B. folgende sein:

• Die Erfüllung unternehmens- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten:

Zu nennen sind insbesondere das Unternehmensgesetzbuch, die Bundesabgabenordnung, das Bankwesengesetz, das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz und das Wertpapieraufsichtsgesetz. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu sieben Jahre.

• Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Zivilrechtliche Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Die Wahrung Ihrer Rechte 

Sie sind unter anderem berechtigt (i) zu überprüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten und Kopien dieser Daten zu erhalten, (ii) die Berichtigung, Ergänzung, oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese falsch sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, (iii) von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, (iv) unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder die für die Verarbeitung zuvor gegebene Einwilligung zu widerrufen, wobei ein Widerruf die Rechtsmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Kein Widerrufsrecht ist möglich, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen. Oder Ihre personenbezogenen Daten dienen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. (v) Datenübertragbarkeit zu verlangen, soweit Sie unser Klient sind (vi) die Identität von Dritten, an welche Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, zu kennen und (vii) bei der Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) Beschwerde zu erheben.

Direktwerbung

Als besonderes Klientenservice können wir Ihre personenbezogenen Daten für unsere Direktwerbung nutzen. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch dagegen einzulegen. Der Widerspruch zur Nutzung der Daten unserer Direktwerbung kann formfrei an office@vs.or.at erfolgen.